Todos os dias nos deparamos com pessoas dizendo que não são produtivas, que deixam de fazer parte de suas tarefas diárias ou afirmando que estão procrastinando demais.
Isso pode acontecer por que elas não têm um plano com técnicas simples para facilitar seu dia a dia.
Se este é seu caso ou de alguém que você conheça, dividimos neste artigo, 7 técnicas inéditas, muito simples, para ter mais tempo e deixar o dia muito mais produtivo.
Vamos Começar?
Para começar responda a seguinte pergunta: Você acredita que é multitarefas?
Estudos apontam que apenas 2% das pessoas conseguem ser multitarefas e, pesquisadores afirmam, quando as pessoas sabem disso, elas sempre presumem que fazem parte destes 2%.
Não se iluda, a maioria de nós fazemos parte dos 98%.
Portanto, temos que nos concentrar em algo chamado tarefa única ou, uma coisa de cada vez. Entretanto, algumas pessoas acreditam que isso é besteira e pensam que estão fazendo menos coisas e que pode levar mais tempo se fizerem uma de cada vez.
Fazendo a tarefa única por vez, não apenas a produtividade e a eficiência aumentam, como também, o cansaço e estresse diminui.
Experimente tentar não fazer várias coisas diferentes ao mesmo tempo. Pressione “pausa”, dê um passo para trás, respire fundo e concentre-se apenas naquela atividade que se aplicar.
Separe momentos lógicos e criativos
Alguns estudos comprovam que não podemos ser criativos e lógicos ao mesmo tempo. O cérebro usa diferentes habilidades para fazer diferentes tipos de tarefas.
Imagine-se em uma reunião o dia inteiro discutindo sobre números, dados e análises e de repente, você é solicitado a fazer algo criativo, talvez escrever um artigo como este.
Temos que observar que nosso cérebro não muda de uma tarefa para a outra como um pêndulo, isso requer diferentes partes do nosso cérebro e das habilidades que temos.
Organize suas tarefas lógicas e criativas que precisa fazer no dia ou na semana. Existem alguns aplicativos ou planers para isso, mas você pode fazer em uma folha de papel em branco.
Divida a folha ao meio, de um lado escreva suas tarefas lógicas e do outro lado, suas tarefas criativas e verifique onde essas tarefas se encaixam na sua agenda semanal ou em algum período onde você precisa ser mais lógico ou mais criativo. Coloque também, na frente de cada tarefa, qual a estimativa de tempo você precisa para executar cada uma delas e planeje sua semana com os dias que precisa ser mais lógico ou mais criativo.
Por exemplo, segunda-feira tarefas que preciso ser mais lógico, terça-feira, quarta-feira e quinta-feira mais criativo e por fim, na sexta-feira mais lógico ou então você pode dividir o seu dia em manhãs lógicas e tardes criativas.
Essa divisão permite você imerso na atividade e realmente se concentrar e ser mais produtivo e eficaz.
Use Check List
Transformar a agenda em um check list pode ser impopular, mas acredite, existem pessoas que estão totalmente sobrecarregadas e mesmo assim, não tem uma agenda para ajuda-las. Tenha uma agenda e a transforme em um check list.
Agendas de smartphones ou até os planers, nos permitem dividir por cores de compromissos pessoais, profissionais, prioridades, horários para descanso, alimentação, exercícios, lazer. Isso permite priorizar as questões pessoais e compromissos profissionais e também, como citamos acima, colocar tarefas que dependem de mais ou menos concentração, tarefas lógicas e tarefas que dependem de mais criatividade, ou de mais concentração à tarde ou pela manhã, dependendo dos compromissos do dia.
Quando temos uma programação dividida por etapas em estilo check list, conseguimos contextualizar mil vezes melhor o bem estar e fazer mais com menos tempo.
E ainda você pode estar pensando, faço tudo isso, mas no final do dia ainda continuo insatisfeito e parecendo que não fiz nada! Pior ainda, às vezes o tempo passa e nem vemos e quando percebemos, já estamos no meio do ano e nem vimos passar.
Objetivos SEMPRE!
Isso acontece quando não temos objetivos realmente claros. Definir objetivos e tarefas ajuda a gerenciar melhor o tempo.
Faça isso priorizando metas mensais, dividindo seu mês da seguinte forma:
1 meta grande mensal, uma meta média semanal e uma meta diária pequena.
Definir metas diárias são os pequenos passos em direção a meta semanal e adicionada às outras metas, leva a grande meta mensal.
Fazendo isso, você estará em essência, quebrando obstáculos que parecem impossíveis de fazer.
Lembre-se, que fazer tudo igual e querer resultados diferentes, decididamente, não vai te levar a nenhum lugar diferente. Então, pegue uma folha grande e rabisque um modelo e divida por semanas, coloque a meta semanal e uma tarefa diária que o ajudará alcançar a meta semanal, que ajuda você alcançar algo mensal. Simples assim!
Presença
Estar conectado com os exercícios anteriores exige estar presente.
Na maioria das vezes, fazemos uma atividade, mas estamos pensando o que vamos fazer daqui a pouco, ou amanhã, ou no próximo mês, ano ou até estar pensando no que já passou.
Você pode melhorar muito mais o seu tempo e consequentemente fazer muito mais tarefas, quando está conectado ao contexto, ou seja, quando realmente está presente de corpo e mente.
Esteja presente de corpo e mente em tudo o que for fazer. Parece ser fácil, mas na maioria das vezes não é.
Treine sua presença observando em cada tarefa diária a sua atenção somente naquilo que está fazendo. Um excelente exercício é no banho ou ao escovar os dentes. No banho exercite não pensar em mais nada que seja a sensação do banho, a água escorrendo no seu corpo, os aromas, as texturas dos produtos e principalmente, estar somente com você; ao escovar os dentes, experimente conhece-los através do toque das cerdas em cada um deles, qual é o movimento que a escova faz em sua boca.
Tenha em mente que você pode fazer mais coisas ao mesmo tempo desde que estejam conectadas ao contexto, como por exemplo ouvir um podcast sobre negócios, enquanto dirige ou caminha até o trabalho, ou então ouvir uma música relaxante enquanto faz sua caminhada diária.
Atividades em conjunto e ao mesmo tempo precisam estar conectadas ao contexto, quando não estão, perdemos a presença e consequentemente, perdemos mais tempo para voltar ao foco de nossos objetivos.
Rotinas de tempo e local
O tempo tem memória quando você faz algo no mesmo lugar, todos os dias, na mesma hora e o espaço constrói uma energia, como por exemplo um espaço que você meditou por uma quantidade considerável de tempo, aquele espaço assume uma energia meditativa.
Da mesma forma quando você faz algo em algum lugar e na mesma hora todos os dias. O tempo tem uma memória, seu corpo também tem e, portanto, torna-se mais fácil. Mesmo se você mora ou trabalha em um espaço pequeno, divida cada canto. Assim você mantém a energia desse espaço “sagrado” e “apropriado” para o que você deseja fazer.
Com a tendência do home office, às vezes o desafio é trabalhar onde comemos ou dormimos, então confundimos a energia de nosso ambiente, porque as vezes estamos sentados na cama. Então remova essa energia da cama e coloque-a onde ela precisa – as vezes você está levando energia agitada onde precisa descansar – o mesmo acontece onde comemos e se não tem condições de ter outro espaço de trabalho, pelo menos mude o cenário; quando estiver trabalhando na mesa onde faz as refeições, deixe-a com aspecto de mesa de trabalho e quando estiver fazendo refeições idem.
Descanse
É essencial ter um sono de boa qualidade. É comprovado cientificamente, que ter um sono de 8 horas por dia, deixa as pessoas mais felizes e, acrescentando, dormir antes da meia noite, o sono é extremamente poderoso para sermos mais produtivos com nosso tempo quando estamos acordados.
Se conseguir dormir às 21h00, estará recebendo essas 3 horas de poder energizante antes da meia noite, que é extremamente fundamental, com isso, você também poderá programar-se para acordar mais cedo e aproveitar mais o seu tempo.
Dormir de 7 a 9 horas por noite é fundamental para ser produtivo com o seu tempo quando está acordado e ser mais feliz.
Para começar a praticar esses 7 passos que acabamos de orientar, você pode começar pelo mais fácil e coloque um prazo para estar aplicando os 7 em sua rotina.
Você também pode adaptar ao que já faz ou de acordo com suas necessidades, o que você não pode deixar de fazer é aplicar e testar a sua melhor forma.
Esperamos que consiga aplicar todos e depois nos diga como seu tempo aumentou.
Se preferir um atendimento personalizado em forma de mentoria individual e customizada, de acordo com sua rotina profissional e perfil comportamental, preencha a aplicação neste link e entraremos em contato.
Fontes:
Jay Shetty
David Rock
Gary Keller e Jay Papasan
