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Gestão de tarefas: conheça quais ferramentas podem te ajudar!

Para gerenciar adequadamente um projeto, o ideal é dividir as tarefas que devem ser feitas para atingir o objetivo final. Isso vale tanto para projetos pessoais quanto profissionais. Para garantir que o resultado esperado seja alcançado, é muito importante dividir e prever quais atividades deverão ser desenvolvidas.

Nesses casos, a gestão de tarefas é essencial para ter controle sobre quais tarefas devem ser cumpridas e qual o prazo para a realização de cada uma delas, podendo ser uma alternativa para melhorar a produtividade. Para isso existem os gerenciadores de tarefas.

Continue a leitura para saber mais sobre o assunto e como melhorar o seu cotidiano de trabalho com uma gestão de tarefas adequada. Confira!

Entenda a importância da gestão de tarefas

A primeira coisa que precisamos ter em mente quando o assunto é gestão de tarefas, é seu teor. Essa atividade, que parece simples, pode ser entendida como parte de uma administração estratégica da empresa.

É por meio da gestão de tarefas, ou graças a ela, que existe uma mínima organização na produção do negócio. Assim, o fato de ter controle sobre como produzir, quando e em qual velocidade é um fator estratégico evidente para a tomada de decisão.

Assim, quem está nessa posição de gestão de tarefas — normalmente dividida entre Recursos Humanos e gestores operacionais — têm importantes funções, tais como:

• delegar tarefas;
• avaliar os colaboradores;
• permitir e facilitar a comunicação;
• definir indicadores de desempenho;
• priorizar tarefas;
• realizar o controle da produção (e metas).

Essas atividades, todas inerentes à gestão de tarefas, carecem de atenção. Mas nem sempre é fácil seguir esse caminho sem uma ajuda. Por isso, existem atualmente diversas metodologias e aplicativos que visam aumentar a produtividade e manter a rotina de trabalho mais organizada e eficiente.

Conheça as metodologias utilizadas na gestão de tarefas

Conheça a seguir as principais metodologias desenvolvidas para auxiliar equipes no gerenciamento de tarefas

GTD (Getting Things Done)

Criada por David Allen, a metodologia de produtividade GTD (que pode ser traduzida em Português como “A arte de fazer acontecer”) tem como sua base a clareza e a simplicidade.

Essa metodologia pressupõe 5 passos para funcionar:

1. Capturar: tire da cabeça o que precisa ser feito, coloque tudo em um papel, quadro ou planilha!
2. Esclarecer: analise cada uma das coisas que capturou. Elas realmente devem ser feitas? Como deve-se fazer cada uma delas?
3. Organizar: a organização aqui é apenas para facilitar os futuros acessos. A ideia é uma organização simples, que não gaste tempo para ser feita.
4. Refletir: reveja todo o sistema e comece a elencar as prioridades e planejar o plano de ação.
5. Engajar: engajar é mais que fazer, é fazer sabendo que aquilo que está sendo feito é a coisa mais importante no momento (você definiu isso antes, lembra?). Além disso, tudo o que não está sendo feito está sob controle, pois foi definido por você.

Para saber mais sobre a metodologia, vale a pena ler o livro do David Allen, Getting Things Done, da editora Penguim Books.

Pomodoro

A técnica Pomodoro é uma metodologia que visa o aumento de produtividade ao criar ciclos de trabalho com rápidos intervalos de descanso entre eles. A proposta desse método é que, durante o período de trabalho, o foco da pessoa esteja 100% voltado na tarefa, até o limite de sua atenção.

A constituição de ciclos de trabalho permite que não haja rebaixamento da atenção enquanto a tarefa é feita. Veja abaixo um passo a passo sobre o funcionamento dessa metodologia:

1. liste as tarefas que precisam ser feitas;
2. programe um cronômetro para despertar em 25 minutos;
3. escolha uma tarefa e faça, mas sem interrupções (nada de atender colaboradores, responder e-mails ou coisas do gênero);
4. ao terminar os 25 minutos, faça 5 minutos de descanso (o legal é sair do ambiente de trabalho durante os 5 minutos e se alongar, beber água etc.);
5. risque as tarefas à medida que for terminando;
6. retome o trabalho por 25 minutos após o descanso;
7. depois de 4 ciclos de 25 minutos, tenha meia hora de intervalos.

O legal do método Pomodoro é que ele pode ser implementado nas linhas de produção como um teste. Caso dê certo e a produtividade aumente, vale a pena colocá-lo como um padrão da empresa.

Método Kanban

Chamado de Gestão Visual, Sistema Just in Time ou Sistema Toyota, o Kanban é uma metodologia de gestão de tarefas e produtividade de fácil aplicação. Por sua estrutura visual, é fácil utilizá-la com equipes de projetos em andamento.

O sistema funciona como um quadro. Nele são dispostos os projetos, coisas a fazer, coisas sendo feitas e o que já está pronto. Assim, à medida que as pessoas fazem as tarefas, elas vão modificando a posição dos quadrinhos.

Existem aplicações online desenvolvidas para facilitar o Kanban, mas o método pode ser feito com um quadro, uma caneta e alguns post-its.

Saiba sobre os aplicativos gerenciadores de tarefas

Existem atualmente diversas ferramentas disponíveis em formatos de aplicativos, que são verdadeiros gerenciadores de tarefa. Conheça a seguir os principais aplicativos disponíveis e comece já a utilizá-los tanto na sua rotina quanto na da sua equipe!

Wunderlist

O Wunderlist é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas gratuita, que possui uma interface intuitiva e fácil de criar tarefas. Nesse aplicativo, você tem espaço ilimitado para anexar arquivos às tarefas, e ele oferece uma visão global do progresso de cada atividade.

Por outro lado, sua capacidade de trabalhar de forma colaborativa para a execução das tarefas é restrita, tendo um limite de 25 colaboradores para cada lista. Desse modo, essa ferramenta é mais adequada para o gerenciamento de projetos pessoais ou para a gestão de tarefas básicas de profissionais em empresas de pequeno porte.

Asana

Essa é uma ferramenta muito conhecida. Ela possibilita a gestão colaborativa de tarefas e projetos, permitindo criar tarefas e sub-tarefas ilimitadas. Além disso, o Asana proporciona uma visualização fácil do andamento dos projetos, tendo uma interface atraente e simples.

Esse aplicativo também possui integração com outras soluções de armazenamento em nuvem, facilitando a colaboração e a adição de arquivos às tarefas ou projetos.

Os principais pontos negativos de sua versão gratuita é a limitação de 15 usuários como colaboradores e de apenas três níveis de projetos ou áreas de projetos. Além disso, essa ferramenta não permite ocultar informações das atividades e não administra o tempo dedicado a cada tarefa.

Apesar de ter alguns pontos negativos, é uma boa opção para profissionais que precisam fazer gestão de tarefas ou projetos, sendo uma ferramenta muito aprovada no mercado.

Trello

O Trello é uma ferramenta simples e completa que conta com projetos, tarefas, áreas de trabalho, atribuições e funcionários ilimitados. Esse aplicativo permite também a atribuição de prioridades e adição de etiquetas, o que proporciona uma visão ampla sobre o desenvolvimento dos projetos. Além disso, é possível adicionar comentários e notas para cada projeto ou tarefa.

Um ponto negativo dessa ferramenta é que ela não permite compartilhar informações de maneira seletiva e nem gerir tarefas que possuem dependência entre si. No entanto, é um aplicativo altamente recomendável para a gestão de tarefas, principalmente porque suas principais funções são ilimitadas.

Wrike

Esse aplicativo oferece uma gestão de tarefas mais avançada e organizada, sendo ideal para profissionais e pequenas empresas. Ele permite a gestão de tarefas com colaboradores e possibilita a criação de sub-tarefas. Além disso, com o Wrike é possível controlar a duração das tarefas, dividir o projeto em fases e definir prioridades.

Além disso, é uma das ferramentas de gestão de tarefas mais completas, permitindo ocultar informações compartilhadas e possibilitando a inserção de comentários colaborativos. A principal desvantagem é que o Wrike não permite fazer a gestão de reuniões como outros aplicativos permitem.

Agora que você já sabe o que é um gerenciador de tarefas e conhece sobre as melhores ferramentas para trabalhar, verifique qual se adapta melhor à sua realidade e utilize-a! Lembre-se: a gestão de tarefas tem um importante papel estratégico que precisa ser bem desempenhado.

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