Gestão de tarefas: conheça quais ferramentas podem te ajudar

Para gerenciar adequadamente um projeto, o ideal é dividir as tarefas que devem ser feitas para atingir o objetivo final. Isso vale tanto para projetos pessoais quanto profissionais. Para garantir que o resultado esperado seja alcançado, é muito importante dividir e prever quais atividades deverão ser desenvolvidas.

Nesses casos, a gestão de tarefas é essencial para ter controle sobre quais tarefas devem ser cumpridas e qual o prazo para a realização de cada uma delas, podendo ser uma alternativa para melhorar a produtividade. Para facilitar o gerenciamento das tarefas, existem algumas ferramentas que podem ser muito úteis.

Nesse artigo vamos apresentar 4 aplicativos de gestão de tarefas que podem te ajudar. Confira!

Wunderlist

Trata-se de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas gratuita, que possui uma interface intuitiva e fácil de criar tarefas. Nesse aplicativo, você tem espaço ilimitado para anexar arquivos às tarefas, e ele oferece uma visão global do progresso de cada atividade.

Por outro lado, sua capacidade de trabalhar de forma colaborativa para a execução das tarefas é restrita, tendo um limite de 25 colaboradores para cada lista. Desse modo, essa ferramenta é mais adequada para o gerenciamento de projetos pessoais ou para a gestão de tarefas básicas de profissionais em empresas de pequeno porte.

Asana

Essa é uma ferramenta muito conhecida. Ela possibilita a gestão colaborativa de tarefas e projetos, permitindo criar tarefas e sub-tarefas ilimitadas. Além disso, o Asana proporciona uma visualização fácil do andamento dos projetos, tendo uma interface atraente e simples.

Esse aplicativo também possui integração com outras soluções de armazenamento em nuvem, facilitando a colaboração e a adição de arquivos às tarefas ou projetos.

Os principais pontos negativos de sua versão gratuita é a limitação de 15 usuários como colaboradores e de apenas três níveis de projetos ou áreas de projetos. Além disso, essa ferramenta não permite ocultar informações das atividades e não administra o tempo dedicado a cada tarefa.

Apesar de ter alguns pontos negativos, é uma boa opção para profissionais que precisam fazer gestão de tarefas ou projetos, sendo uma ferramenta muito aprovada no mercado.

Trello

O Trello é uma ferramenta simples e completa que conta com projetos, tarefas, áreas de trabalho, atribuições e funcionários ilimitados. Esse aplicativo permite também a atribuição de prioridades e adição de etiquetas, o que proporciona uma visão ampla sobre o desenvolvimento dos projetos. Além disso, é possível adicionar comentários e notas para cada projeto ou tarefa.

Um ponto negativo dessa ferramenta é que ela não permite compartilhar informações de maneira seletiva e nem gerir tarefas que possuem dependência entre si. No entanto, é um aplicativo altamente recomendável para a gestão de tarefas, principalmente porque suas principais funções são ilimitadas.

Wrike

Esse aplicativo oferece uma gestão de tarefas mais avançada e organizada, sendo ideal para profissionais e pequenas empresas. Ele permite a gestão de tarefas com colaboradores e possibilita a criação de sub-tarefas. Além disso, com o Wrike é possível controlar a duração das tarefas, dividir o projeto em fases e definir prioridades.

Além disso, é uma das ferramentas de gestão de tarefas mais completas, permitindo ocultar informações compartilhadas e possibilitando a inserção de comentários colaborativos. A principal desvantagem é que o Wrike não permite fazer a gestão de reuniões como outros aplicativos permitem.

Agora que você já conhece algumas das melhores ferramentas para fazer a gestão de tarefas, verifique qual se adapta melhor à sua realidade e não deixe de utilizá-la!

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Saiba os motivos para você passar a dar voz aos colaboradores!

Cada vez mais, a hierarquia das empresas vem apresentando sinais de mudanças estruturais.

Se antes o modelo de gestão vertical colocava os líderes vertiginosamente acima dos funcionários, de modo que a relação mandar x obedecer era o que reinava na empresa, hoje vemos que adotar um modelo de gestão horizontal e dar voz aos colaboradores é algo mais eficiente.

Entenda mais sobre por que adotar, quais os benefícios e como você pode dar à equipe uma participação mais substancial em prol dos melhores resultados da empresa. Acompanhe!

Por que dar voz aos colaboradores?

Por mais que os líderes estejam sempre a par do andamento dos processos e dos resultados apresentados, algo que não se pode esquecer é o fato de que são os colaboradores que estão trabalhando no dia a dia da empresa, em contato direto com os processos no setor operacional.

Isso significa dizer que eles são sempre os primeiros a notar quando algo anda errado ou simplesmente quando algo pode ser melhorado.

Uma vez que eles se sintam confortáveis para reportar suas sugestões e reclamações, isso poupa um tempo valioso do gestor, que já tem de lidar com 1001 outras funções e, por vezes, deixa os detalhes passarem despercebidos até se tornarem problemas maiores.

Quais os benefícios dessa prática?

Escutar o que os colaboradores têm a dizer ajuda não somente a identificar falhas na rotina organizacional, mas também permite que a equipe se sinta mais confiante e motivada de modo geral, sabendo que sua voz será ouvida.

Esse senso de engajamento ajuda a manter um clima organizacional mais comprometido e aumenta, por consequência, a produtividade dos colaboradores, algo que se reflete na retenção de talentos e nos resultados obtidos a longo prazo.

Como posso fazer isso?

As maneiras de fazer com que sua equipe se sinta confortável ao falar francamente com os gestores são muitas.

Comece com pequenos passos, como abrir canais de comunicação na empresa, tais como uma ouvidoria para funcionários no site institucional ou mesmo um fórum online, por exemplo.

Instalar uma caixa de sugestões em um local estratégico da empresa e realizar pesquisas internas de avaliação da gestão, dos processos e do clima organizacional como um todo também são um bom começo.

Por último, mas não menos importante, inicie a prática das reuniões 1 on 1 com sua equipe.

Mas, afinal, o que seria uma reunião 1 on 1?

As reuniões 1 on 1 são uma prática crescente e funcionam de maneira simples: como o próprio nome sugere, esse tipo de reunião permite somente a presença do gestor e do colaborador, de modo que os dois interajam sem sofrer pressões ou interferências externas.

Em primeiro lugar, o gestor agenda reuniões periódicas dentro de um período de mais ou menos um mês, juntamente com o colaborador.

A pauta é criada antecipadamente pelo próprio colaborador, pois os assuntos ali contidos devem ser de interesse dele.

Durante a reunião, o gestor passa a exercer o papel de guia, ou seja, deve ouvir com atenção e falar somente o essencial.

É importante ter em mente que quem comanda a reunião é o colaborador, que pode ser expressar livremente, sem represálias.

Essa prática de dar voz aos colaboradores por meio de reuniões pode até assustar ou ser confusa no início, mas quando bem orientados os funcionários se sentirão seguros para conversar e engajados com os resultados da equipe e seu próprio desenvolvimento profissional e pessoal.

O gestor, por sua vez, terá informações valiosas que podem ser usadas para otimizar os processos.

E então, o que achou sobre a prática de dar voz aos colaboradores? Achou a ideia interessante? Então aproveite e assine a nossa newsletter e receba nossos conteúdos sempre com as melhores ideias de melhorias empresariais!

Quer aumentar a produtividade? Conheça hacks que podem ajudar

Muitas pessoas não conseguem lidar com a falta de produtividade e sonham em ter dias mais longos para dar conta de cumprir todas as suas tarefas. Ao pensar bem, é possível perceber que ser mais produtivo tem menos a ver com espremer as horas do dia e mais com o foco, a motivação e a energia dedicada às tarefas.

A procrastinação é a principal vilã da produtividade, aliada às distrações que o mundo moderno bombardeia cada um de nós o tempo todo.

Existem, atualmente, algumas técnicas, ferramentas e métodos altamente eficazes para todo mundo que deseja aprender a gerenciar melhor seu tempo e sua vida, são os chamados hacks de produtividade. 

Confira agora uma lista com alguns hacks que você pode usar e ensinar aos colaboradores da empresa em que trabalha, com o objetivo de aumentar a produtividade!

1. Faça exercício pela manhã

Todo mundo sabe que a prática de exercícios promove uma boa saúde, o que é fundamental para que se consiga trabalhar e executar bem todas as tarefas do dia a dia.

Mas, o ponto importante no que diz respeito à produtividade é que fazer exercícios pela manhã pode melhorá-la significativamente, por dar energia e melhorar o humor.

Acordar mais cedo pelo menos 30 minutos para treinar garante menos estresse e mais eficiência.

2. Conheça a regra dos 2 minutos

Essa dica é praticamente um consenso geral: se uma tarefa leva até dois minutos para ser realizada, ela deve ser feita imediatamente.

Não coloque em sua lista de tarefas do dia coisas como retornar uma ligação, responder um e-mail ou agendar uma consulta.

Muitas vezes, a tendência da maioria é focar nas tarefas mais complexas e que demandam mais tempo. O problema é que, com isso, pequenas tarefas se acumulam e viram uma bola de neve.

3. Fuja dos maus hábitos

Procure saber quais são os maus hábitos que tiram seu foco. Depois disso, faça com que eles se tornem difíceis para você.

Se o problema é não conseguir ficar sem checar o celular o tempo inteiro, mantenha-o longe. Se as redes sociais e outros sites que não têm nada a ver com seu trabalho são seu pior problema de distração, experimente desligar o wi-fi ou mesmo bloquear essas páginas.

A extensão StayFocusd, por exemplo, serve para limitar o tempo que você gasta em determinados websites.

4. Faça pausas

Trabalhar sem parar está longe de ser a melhor forma de produzir mais, porque nossa mente não foi programada para funcionar assim. É essencial fazer pequenas pausas para alongar o corpo, tomar um café ou mesmo dar uma passeada pelo Facebook ou Twitter.

Um método muito difundido para fazer isso de forma organizada é a Técnica de Pomodoro, que consiste basicamente em ter 5 minutos de pausa a cada 25 minutos de trabalho sem interrupção.

5. Utilize ferramentas de organização

São inúmeros os aplicativos e softwares úteis na hora de se organizar de maneira simples e automatizada, o que é muito melhor do que confiar na própria memória.

Listas e cronogramas feitos ao seu modo podem ser suficientes, mas usar a tecnologia a seu favor é uma excelente forma de garantir maior produtividade.

A ferramenta do Microsoft Office OneNote e o Trello são ótimas opções tanto para quem trabalha individualmente, quanto para equipes.

Não perca tempo e experimente colocar pelo menos um desses hacks em prática para conferir como isso pode aumentar a produtividade.

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