Como aproveitar melhor o tempo?

Organizar tarefas, ideias, planos e projetos. Muitas pessoas encontram dificuldades em lidar com o tempo. É muito comum surgir o pensamento de “gostaria de um dia com mais horas” ou “vivo atrasado para tudo”.

Como gerenciar o tempo – estabelecendo uma métrica de prioridade, urgência e atividades supérfluas?

Como você utiliza seu tempo?

É comum ouvir das pessoas a frase: Não tenho tempo para nada! E, no entanto, quando estamos dentro das empresas para algum projeto, observamos que não são as pessoas que não tem tempo, é o tempo que é mal utilizado, faltando foco no objetivo a ser atingido.

Algumas pessoas tem o hábito de dar muitas voltas para o assunto em específico e não vão direto ao ponto, como por exemplo, entrar em uma reunião e discutir assuntos fora da pauta, ou então, sair da reunião sem nenhum plano de ação definido sobre o tema discutido.

Vilões da falta de tempo:

• Usar o tempo para discutir assuntos que não são o foco do objetivo. Pessoas precisam decidir sobre aquele assunto e perdem o foco, e a conversa, às vezes, gira em torno de outros os assuntos, menos o assunto que tem que ser discutido.
• Não ter uma lista de prioridades
• Não estipular tempo para as tarefas
• Não ter conhecimento em ferramentas de administração de tempo
• Não ter consciência das ações que precisa aplicar para melhorar seu tempo

Podemos aprender em vários modelos de planilhas de administração de tempo e trazer a ideia pronta, porém acreditamos que cada um sabe como administrar melhor seu tempo, a partir do momento que identifica onde está desperdiçando energia.

Responda da sua maneira, qual é a melhor técnica para se tornar consciente das suas ações do dia a dia?

Isso mesmo! Consciente das suas ações no dia a dia!

Temos que ter consciência do que estamos fazendo do nosso tempo, como utilizamos nosso tempo e como vamos nos organizar para ter.

Tenha consciência:

1)      Faça uma lista onde é utilizado seu tempo (e-mails, reuniões, telefone, redes sociais, projetos, vida social, etc..).

2)      Numere as tarefas por grau de prioridade.

3)      Observe o grau de importância, de 1 a 10, de cada tarefa, e tenha consciência se realmente ela é importante.

4)      Faça um resumo de “como” você resolve cada tarefa, indicando tempo e metodologia que usa para resolver. Avalie se está no caminho certo e desenvolva um plano B, com economia de tempo para cada tarefa. Esta economia poder ser encontrada em delegar, compartilhar, pedir ajuda.

Usando estes quatro passos você terá consciência de onde e como está utilizando seu tempo e poderá se organizar melhor.

Dicas para se organizar e ter mais tempo :

• Use um método de organização e acompanhamento que se adeque ao seu estilo (planilha excell, planilha no word, aplicativos como: técnica pomodoro, trello, mind map, etc).
• Organize sua agenda, no dia anterior, antes de dormir.
• Defina um tempo para a tarefa e foque somente nela. Durante a execução da tarefa, não abra e-mails, redes sociais, etc.
• Use pautas para a chamada de reuniões, indicando o responsável, o assunto que será tratado, hora de início e hora de fim.
• Encerre as reuniões com atas, onde estará indicado o plano de ação definido, prazo e responsáveis.
• No trabalho e em casa, use “acordos” de convivência, indicando responsabilidades de cada um.
• Utilize métodos de braistorm com a equipe.
• Faça reuniões em pé, de 15 minutos, para tratar de um assunto específico.
• Acorde 10 minutos mais cedo, para se alongar, relaxar e pensar como será seu dia.
• Deixe a mesa do café e sua roupa do dia seguinte prontas, antes de dormir.

Não adianta reclamar da falta de tempo, o que temos que fazer é ação para termos consciência e mudar da maneira e ao nosso estilo. Como dizia Albert Einsten  “É uma total insanidade fazer as coisas do jeito que você sempre fez e esperar resultados diferentes.”

 

Cristina Gomes