Delegar tarefas: o caminho para uma Gestão de Sucesso

Um dos mais poderosos instrumentos de ajuda na organização do trabalho e gestão do tempo é a delegação. Muitos líderes falham na hora de distribuir tarefas. Acumulam funções, muitas vezes em nome da máxima: “quer bem feito, faça você mesmo”. O grande desafio é conseguir uma equipe alinhada, capaz de sanar problemas e gerar soluções assertivas. Sim, é possível!

 

 

O que é delegar?

Conceitualmente, delegar é a transferência de responsabilidade e autoridade para execução de uma tarefa. Delega-se o urgente, para ficar com o importante; o rotineiro, para ficar com o que requer inovação e criatividade; delega-se para energizar e motivar as pessoas.

 

A importância de saber delegar

O bom líder deve saber delegar. Delegamos para motivar, treinar e enriquecer as funções dos líderes e liderados.

 

Por que delegar funções?

• Desenvolver aptidões específicas dos liderados.
• Treinar liderados.
• Motivar liderados.
• Aumentar o grau de iniciativa dos liderados.
• Aumentar a criatividade, inovação a partir das contribuições dos liderados.
• Ter tempo para execução de atividades mais importantes.

 

Por que os líderes têm medo de delegar funções?

• Falta de visão sistêmica do trabalho. É necessário que tenha um registro das atividades executadas durante a semana. Assim poderá comparar o que é mais e menos importante e terá clareza no que pode delegar.
• Medo de perder poder. O líder é avaliado pela quantidade/qualidade de trabalho de seus liderados, pela sua capacidade de coordenação e não pela sua habilidade de execução direta de determinadas tarefas. É sempre bom lembrar que líderes indispensáveis não são promovidos.
• Medo de errar. Admita a possibilidade de que você também errou no passado e que outras pessoas podem executar a tarefa até mais eficientemente que você mesmo. Admita que o erro é inerente ao processo de aprendizagem.

 

O que o colaborador pode fazer para estimular a delegação de tarefas?

• Assumir uma postura proativa, flexível e dinâmica.
• Buscar qualificação e competência para assumir novas funções. Reciclar conhecimentos é fundamental para o crescimento de qualquer profissional.
• Não ter medo de mudanças, novas tarefas, atividades e funções.
• Rejeitar a zona de conforto. É preciso se reinventar como profissional diariamente.
• Gerenciar riscos e tomadas de decisões. Para cada problema, uma solução imediata.

 

Principais erros na hora de delegar

• Delegar “o que” fazer, mas também dizer “como” deve ser feita a tarefa, impedindo o liderado de escolher seus próprios caminhos, em muitos casos mais adequados que os anteriormente usados.
• Delegar responsabilidade, mas não delegar autoridade.
• Indefinição dos limites quanto a prazos, o início e término da tarefa, grau de autoridade.
• “Delargar”: “Não quero ver mais isso”. O líder impede a colocação de dúvidas por parte do liderado, aumentando a possibilidade de problemas na fase inicial da delegação.
• Não definir previamente formas de acompanhamento. É preciso definir o acompanhamento como uma forma de ajuda e não como desconfiança.
• Expectativas ideais/perfeccionismo. Esperar algo do liderado, mas não deixar claro isso com ele e depois cobrar como se tudo fosse do seu conhecimento.

 

Dicas para delegar:

• Durante uma semana ou 15 dias, faça uma relação de item por item das suas tarefas. Separe as menos importantes para delegar e faça um plano de ação de “Como” e “Quando” delegar.
• Deixe os liderados saberem como você vai fazer o acompanhamento das tarefas delegadas, defina os tipos de relatórios que deseja e sua periodicidade.
• Mostre interesse em ajudar os liderados a solucionar problemas importantes para eles, embora, às vezes, corriqueiros para você, como líder. Esteja acessível para responder perguntas.
• Conceda margem de erros. Não repreenda ninguém por reportar um erro. Use o erro como oportunidade para treinamento.
• Determine prazos realistas, que poderiam ser cumpridos por você mesmo se fosse executar a tarefa.
• Partilhe os seus pensamentos e as suas expectativas com os liderados a fim de que tenham uma base inicial para a tomada de decisões.
• Defina até onde vai a autonomia de ação/decisão de cada liderado para cada tarefa.
• Não estruture demasiadamente a tarefa a ser desenvolvida pelos liderados; deixe margem para que eles escolham os próprios caminhos.

 

Por ultimo, se você acha que delega suficientemente, proponha a si mesmo as seguintes questões:

• Quando você viaja ou entra de férias, seu departamento funciona mais devagar?
• Seu substituto eventual, na sua ausência, resolve apenas 50% dos problemas que aparecem?

Se a resposta é afirmativa para as duas perguntas, você deve questionar se não está delegando pouco. Provavelmente está.

 

Perguntas para você, nosso leitor:

Como você faz para delegar funções na sua empresa?

Por que você não consegue delegar funções na sua empresa?

 

Cristina Gomes