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Como fazer um mapeamento de processos que realmente funcione?

O mapeamento de processos é uma atividade de gerenciamento para os negócios. Ele consiste em tarefas como definição de etapas, modelagem, análise, monitoramento e melhorias contínuas em determinados fluxos de trabalho.

Confira a seguir e veja como fazer um mapeamento de processos e obter ótimos resultados para o seu negócio!

Mapear processos para aumentar a eficiência

Mapear todo um processo é desenhar o fluxograma das atividades que o compõem. É representar em um fluxo o que precisa ser realizado ao longo da execução de um projeto até que ele seja concluído. O mapeamento de processos permite uma ampla visão das atividades, possibilitando a sua melhor compreensão e a introdução de procedimentos a fim de melhorá-lo.

Um dos objetivos dos gestores e CEOs ao usar essa ferramenta é identificar, entender e conhecer todos os processos existentes no negócio. Através do mapeamento de processos é possível detectar falhas e gargalos, melhorar o nível de satisfação dos clientes, aperfeiçoar a qualidade dos produtos ou serviços prestados, reduzir os custos e aumentar a produtividade e o desempenho do negócio.

Identificar as entradas e saídas

O primeiro passo para se mapear os processos é identificar todas as entradas ou inputs. Esses são elementos ou informações iniciais que deverão ser desenvolvidas para agregar valor ou dar continuidade aos processos produtivos da empresa. Identificar cada entrada é fundamental para determinar a sequência de cada uma das atividades.

Posteriormente, deve-se saber as saídas ou outputs dos processos. Elas representam o que é entregue para outra atividade/processo ou até mesmo para o cliente, podendo ser dados, informações ou um produto. Muitas pessoas acham que a saída é sempre algo físico ou o produto acabado, mas na verdade podem ser diversas coisas, como uma tomada de decisão e gráficos.

Definir o fluxo do processo

Somente depois de se conhecer exatamente quais são todos os inputs e outputs do processo, consegue-se definir o fluxo a ser seguido pela informação ou produto. Para traçar este caminho, é fundamental que se conheçam todos os recursos necessários para que as metas sejam alcançadas e o resultado seja o esperado.

Para definir o fluxo do processo, é necessário saber quais serão os materiais requeridos, o maquinário utilizado, as metodologias e obviamente os recursos humanos. Para conseguir um mapeamento de processos eficiente, é fundamental conhecer todas as atividades e informações necessárias para a sua realização.

Conheça todos os limites do processo

Os limites são todos os pontos extremos no fluxo, ou seja, o momento em que ele inicia e termina. O início é delimitado pelo recebimento das entradas e o término acontece quando se alcança as saídas propostas. Para se mapear um processo e ter o total controle sobre ele é preciso ter muito bem definido estes limites. Caso não eles não sejam específicos e claros, o processo pode apresentar resultados diferentes e impactar na qualidade do serviço prestado ou do produto entregue.

Ferramentas de mapeamento de processos

Para realizar o mapeamento do processo existem algumas técnicas, dentre elas podemos destacar:

• 5W1H: proveniente do inglês: What, Who, When, Why e How, traduzindo temos: “O que”, “Onde”, “Quem”, “Quando”, “Por que” e “Como”. Esta técnica tem como objetivo responder uma série de perguntas iniciadas desta forma, de maneira a conhecer, entender e mapear o processo.
• Matriz GUT: muito utilizada para definir a prioridade para a solução de problemas encontrados. O acrônimo GUT significa: Gravidade, Urgência e Tendência.
• Matriz BÁSICO: semelhante à matriz GUT, porém permite uma abordagem mais detalhada e uma análise mais refinada. Possibilita encontrar a solução com melhor custo benefício para empresa.

Vantagens do mapeamento de processos

Os ganhos obtidos ao realizar o mapeamento de processos do seu negócio são inúmeros. Podemos destacar os seguintes:

• melhora a compreensão e o domínio do negócio;
• ajuda na tomadas de decisão e definições estratégicas;
• descreve de forma simples e objetiva os procedimentos;
• permite análise;
• facilita a detecção de falhas e gargalos;
• aumenta a eficiência e a qualidade do serviço/produto;
• agrega valor ao negócio.

Percebeu como o mapeamento de processos não é uma ferramenta de grande complexidade e só possibilita ganhos ao seu negócio? Você utiliza essa ferramenta de gestão na sua empresa? Então não deixe de comentar e compartilhar conosco quais foram os resultados alcançados!