Como fazer um mapeamento de processos que realmente funcione?

O mapeamento de processos é uma atividade de gerenciamento para os negócios. Ele consiste em tarefas como definição de etapas, modelagem, análise, monitoramento e melhorias contínuas em determinados fluxos de trabalho.

Mapear todo um processo é desenhar o fluxograma das atividades que o compõem. É representar em um fluxo o que precisa ser realizado ao longo da execução de um projeto até que ele seja concluído. Por meio dele, é possível ter uma ampla visão das atividades para compreendê-las melhor e implementar os devidos procedimentos de melhoria.

Neste artigo, você vai conhecer os principais conceitos e vantagens desse método, além de um passo a passo para aplicá-lo e uma seleção de ferramentas adequadas para lhe ajudar nessa implantação.

Compreendendo as vantagens

De maneira geral, os ganhos obtidos ao realizar o mapeamento de processos do seu negócio são inúmeros. Podemos destacar os seguintes:

• melhora a compreensão e o domínio do negócio;
• ajuda na tomadas de decisão e definições estratégicas;
• descreve de forma simples e objetiva os procedimentos;
• permite análise mais consistente e crítica;
• facilita a detecção de falhas e gargalos;
• aumenta a eficiência e a qualidade do serviço/produto;
• agrega valor ao negócio.

Um processo, em síntese, é um conjunto estruturado de atividades que transforma as entradas em resultados positivos para a empresa. Nesse sentido, os processos precisam ser mensuráveis e ter indicadores de desempenho bem definidos.

Ao adotar essa postura, a empresa utiliza os processos como um ativo estratégico do negócio, que podem oferecer vantagem competitiva no mercado. Além disso, os processos podem auxiliar o gestor:

• nos controles internos — como o padrão de trabalho;
• a definir as responsabilidades de cada membro do time;
• em ganho de consistência nas execuções;
• no melhor desempenho de toda a equipe.

Tenha em mente que a visão mais ampla possibilitada pelo mapeamento de processos ajuda o gestor a ter empatia organizacional — ou seja: entender as dores, frustrações e preocupações de toda a equipe. Assim, a gestão da equipe se torna efetiva e eficaz.

Começando a mapear um processo

Assim, a detecção eficiente de falhas e gargalos permite melhorar o nível de satisfação dos clientes, aperfeiçoar a qualidade dos produtos e serviços prestados, reduzir os custos e aumentar a produtividade e o desempenho do negócio.

Saiba a seguir por onde começar!

Identifique as entradas e saídas

O primeiro passo para se mapear os processos é identificar todas as entradas – também chamadas de inputs. São elementos ou informações iniciais que deverão ser desenvolvidas para agregar valor ou dar continuidade aos processos produtivos da empresa. Identificar cada entrada é fundamental para determinar a sequência de cada uma das atividades.

Posteriormente, deve-se saber as saídas — ou outputs — dos processos. Elas representam o que é entregue para outra atividade/processo ou até mesmo para o cliente, podendo ser dados, informações ou um produto. Muitas pessoas acham que a saída é sempre algo físico ou o produto acabado, mas na verdade podem ser elementos intermediários, como uma tomada de decisão e gráficos.

Defina o fluxo do processo

Somente depois de se conhecer exatamente quais são todos os inputs e outputs é possível definir o fluxo a ser seguido pela informação ou produto. Para traçar este caminho, você precisa construir uma espécie de organograma.

É fundamental que se conheça todos os recursos necessários para que as metas sejam alcançadas e o resultado seja o esperado. Cada fase do processo deve ser associada aos materiais requeridos, ao maquinário utilizado, às metodologias e obviamente aos recursos humanos necessários. Assim é possível estimar também o tempo requerido e os custos de cada fase.

Conheça todos os limites do processo

Os limites são todos os pontos extremos no fluxo, ou seja, o momento em que ele inicia e termina. O início é delimitado pelo recebimento das entradas e o término acontece quando se alcança as saídas propostas.

Para se mapear um processo e ter o total controle sobre ele, é preciso ter esses limites muito bem definidos. Caso eles não sejam específicos e claros, o processo pode apresentar resultados diferentes do esperado e impactar a qualidade do serviço prestado ou do produto entregue.

Identificando indícios que apontam a necessidade de mapear processos

Para compreender a necessidade de um mapeamento de processos, vamos a um exemplo prático: suponhamos que o call center de uma determinada empresa — que está perdendo mercado para os concorrentes — realizou pesquisas que apontaram a demora excessiva no atendimento como fator chave para a perda de clientes.

Nesse caso, o gestor responsável decide criar um mapa para descobrir quais são os gargalos desse processo. Após análise do fluxo de atendimento, ele considera que o início da atividade é o momento em que um atendente ouve a solicitação do cliente, e o fim é o encerramento da chamada. Ou seja, as entradas (inputs) representam o problema do cliente e sua necessidade específica, e a saída (output) representa o problema solucionado e o registro da atividade.

Você consegue perceber qual é o erro cometido por esse gestor?

De fato, o equívoco cometido está nos limites do processo. Assim, outros fatores deveriam ser considerados na entrada: como o tempo que o cliente aguarda na linha antes do início do atendimento (escutando músicas ou informações da empresa).

Negligenciar esse tempo de espera no fluxo de atendimento compromete todo o mapa do processo e não permite que o gestor perceba a necessidade de eliminar a demora no atendimento para ganhar vantagem competitiva para a sua empresa.

Assim, se a sua empresa também comete erros ou se descuida de algumas etapas do mapeamento dos processos, esse é um forte indício de que é chegada a hora de implementar estratégias eficientes em suas atividades.

Conhecendo algumas ferramentas de mapeamento de processos

Agora que você já compreendeu as vantagens e aprendeu o que deve ser feito, veja algumas técnicas de mapeamento que auxiliam o gerenciamento da estratégia:

• 5W1H: proveniente do inglês: What, Who, When, Why e How, traduzindo temos: “O que”, “Onde”, “Quem”, “Quando”, “Por que” e “Como”. Esta técnica tem como objetivo responder uma série de perguntas iniciadas desta forma, de maneira a conhecer, entender e mapear o processo.
• Matriz GUT: muito utilizada para definir a prioridade para a solução de problemas encontrados. O acrônimo GUT significa: Gravidade, Urgência e Tendência.
• Matriz BÁSICO: semelhante à matriz GUT, porém permite uma abordagem mais detalhada e uma análise mais refinada. Possibilita encontrar a solução com melhor custo-benefício para empresa.

Por último, cabe ressaltar que, ao não trabalhar baseado em processos, a estrutura organizacional e a gestão empresarial ficam comprometidas. A consequência disso é que a empresa perde o alinhamento interno.

Para evitar esse cenário, construa e atualize o mapeamento de processos da sua empresa. Certamente, ele vai lhe ajudar a compreender melhor a organização como um todo e vai gerar insights e mudanças que levarão a um desempenho superior!

Você utiliza essa ferramenta de gestão na sua empresa? Então não deixe de comentar e compartilhar conosco quais foram os resultados alcançados!

Planejamento: a fórmula para o sucesso

Todas as pessoas que venceram, aquelas que atingiram grandes metas, que deixaram a sua marca na história, em algum momento de suas vidas se depararam com a necessidade de transformar ideias e aspirações em realidade.

Materializar um propósito ou sonho é uma tarefa que exige muito mais do que vontade de vencer. Dentre as trilhas que levam ao sucesso, o planejamento é, certamente, o caminho mais assertivo para converter insights em algo concreto, palpável, consistente e produtivo.

Assim, ao exercer suas funções, um diretor empresarial deve tomar atitudes corretas e baseadas em informações sólidas, sem se esquecer dos seus planos e objetivos e dos desejos de seus clientes.

No post de hoje, mostramos a importância dessa prática em sua gestão, explicando conceitos e mostrando a necessidade de delegar funções. Preste muita atenção em sua leitura e tire todas as suas dúvidas sobre o assunto!

O que significa planejar?

Uma frase célebre de Abraham Lincoln sintetiza muito bem a ideia do planejamento: “Se eu tivesse oito horas para cortar uma árvore, gastaria seis afiando o meu machado”. A analogia sustenta a premissa de uma visão estratégica, pautada na análise da tarefa a ser executada e nas ferramentas para a realização dessa tarefa.

Criar um plano para atingir um objetivo, preparar e organizar as etapas necessárias para realizar um determinado projeto, gerir possíveis ruídos ao longo da caminhada, estabelecer prazos, tomar decisões e otimizar resultados, o conceito de planejamento é amplo, abrangente e se adéqua às mais diversas áreas.

Na visão das pessoas mais afoitas, ansiosas ou imediatistas, o planejamento pode soar como uma perda de tempo. Para elas, é inconcebível passar horas, dias ou semanas projetando, calculando ou estruturando uma ação.

O preço de uma empreitada sem bases programadas, sem riscos previstos e sem uma bússola capaz de nortear cada etapa do processo é, muitas vezes, o insucesso ou o retrabalho.

Em outras palavras, no futuro, essas pessoas vão perceber que precisam planejar o que já foi iniciado.

Como consequência disso, terão um trabalho muito mais complexo e árduo para equacionar a situação, sincronizar as atividades e equilibrar as finanças.

Quais são as habilidades desenvolvidas durante o planejamento de um negócio?

Temos a incrível missão de aperfeiçoar e lapidar nossas forças ao longo da trajetória pessoal e profissional. E, para a sua tranquilidade, ninguém nasce pronto — todos necessitam de esforço, dedicação, estímulo, treinamento e muita força de vontade para alcançar resultados.

A execução de um bom planejamento, independentemente da área destinada, estimula o reforço das nossas potencialidades e a possibilidade de desenvolvermos pontos importantes na nossa personalidade.

Veja abaixo algumas características que fazem parte de um profissional que coloca esse conceito em prática.

Organização

Ao longo do planejamento descobre-se as maravilhas de uma vida mais organizada, seja no campo pessoal ou no ambiente corporativo. Horários bem definidos, tarefas distribuídas de uma maneira coerente e compromissos agendados de forma estratégica facilitam consideravelmente a sua rotina.

Dessa forma, organize sua vida profissional e também não se esqueça de ordenar suas obrigações pessoais.

Visão estratégica

A pessoa que adquire o hábito de planejar exercita a capacidade de se posicionar estrategicamente diante das situações cotidianas. Assim como em um tabuleiro de xadrez, é possível entender a hora certa de “atacar” ou recuar, sempre visando à “jogada perfeita”.

Tomando decisões rápidas e eficientes, você pode sair na frente de seus concorrentes e encontrar caminhos adequados às necessidades de seu negócio e de seus clientes.

Gestão de tempo

Muitas pessoas não conseguem administrar o tempo, justamente pela ausência do planejamento.

Fazer uma agenda, escrever as tarefas diárias em forma de checklists expostos na sua mesa de trabalho ou em algum lugar visível, pode otimizar o seu dia e dar uma visão panorâmica de como será o aproveitamento das horas de trabalho. Faça do tempo o seu aliado e colha resultados positivos com facilidade.

Gestão de riscos

O planejamento estimula a capacidade de lidar com imprevistos ou possíveis desvios de rota. Contratempos são comuns em todas as situações — eles não escolhem hora nem local para ocorrer.

Por mais preparada que sua empresa seja, essas incidências podem fazer parte de sua rotina de trabalho e você precisa superá-las com maestria e muito sucesso. A maneira como se administra esses percalços é o que vai conferir o diferencial competitivo, facilitando o trabalho de sua equipe.

Análise de Resultados

Rever estratégias, avaliar pontos fracos e fortes de um projeto, encontrar facilitadores de uma determinada tarefa, buscar parcerias que não estavam previstas no início do plano de ação são alguns exemplos de ferramentas eficazes para melhorar o desempenho do planejamento.

Lembre-se de que nada é imutável, logo, não tenha medo de mudar o caminho, ajustar o ângulo de visão ou recomeçar. Voltar algumas casas pode significar um ato de inteligência e maestria.

Em resumo, um profissional que planeja suas atividades faz com que seu processo produtivo seja mais eficiente, aumentando a produtividade e reduzindo imprevistos, problemas e conflitos em sua rotina de trabalho.

Como planejar?

Agora, chegou o momento para você descobrir as melhores práticas do planejamento empresarial. Veja-as abaixo:

Delegar funções

Independentemente do tamanho de sua empresa, todas as suas atividades e processos devem ser realizados da melhor maneira possível.

Alguns profissionais, devido a falta de preparo e de planejamento, acumulam funções em excesso. Na maioria dos casos, essa prática faz com que muitas decisões equivocadas sejam tomadas, pois, não se é dado o tempo necessário para geri-las corretamente. Logo, não se esqueça de confiar em sua equipe de trabalho e fomente a participação de todos.

Além disso, delegando responsabilidades, você tem acesso a outras opiniões e pontos de vista sobre um determinado assunto, o que amplia o campo de possibilidades para suas soluções.

Outro de seus benefícios é a valorização de sua equipe de trabalho, deixando bem claro que todos são necessários para que os resultados positivos aconteçam.

Criar metas sustentáveis

As metas empresariais servem para nortear e guiar o trabalho de um diretor. Então, elas devem ser utilizadas para avaliar a performance de seu planejamento. Determinar uma meta que não condiz com a sua realidade traz péssimas consequências para sua gestão, portanto, evite-as de qualquer forma.

Desse modo, crie objetivos adequados à sua gestão, sempre se lembrando de propor desafios alcançáveis e dentro dos padrões propostos pelo mercado consumidor.

Prezar pelo diálogo

O diálogo é algo essencial em nossas vidas, e não poderia ser diferente dentro de um negócio. Portanto, sempre se importe com a maneira como você se comunica com seus colaboradores.

São eles que realizam a maioria das atividades de seu planejamento, por isso, todos devem entender a importância de suas funções e que o sucesso da empresa depende do empenho de todos.

Utilizando uma linguagem clara e simples, sempre esteja pronto para tirar dúvidas e escutar o feedback sobre sua gestão.

Não existe uma fórmula mágica e infalível. Também não se pode dizer que tudo o que foi planejado ocorrerá tal qual imaginado. É preciso estar preparado para essa realidade nada estática, que o convida a exercitar o poder de adaptação e flexibilidade.

Buscar a ajuda de um profissional pode facilitar essa tarefa. O coaching desponta, cada vez mais, como um instrumento poderoso para aumentar o nível de resultados de performance, com técnicas, ferramentas e metodologias que visam reconhecer potenciais e desenvolver novas competências.

A dica de ouro é: pratique o planejamento nas pequenas tarefas do dia a dia. Aplique o que leu neste post na sua casa, na sua família e no seu círculo de amigos ou trabalho.

Ao delegar funções, grandes resultados começam com mudanças sutis, mostrando a importância do planejamento empresarial. Afinal, “se você não planeja o sucesso, então está planejando o fracasso”.

Se você gostou das dicas, aproveite e confira mais um de nossos posts: Por que eu devo saber meu perfil comportamental?

Diagnóstico estratégico: o que é e quando é necessário?

Realizado a partir de dados e informações referentes aos ambientes externo e interno de uma empresa, o diagnóstico estratégico tem o objetivo de fazer uma análise completa da organização e em tudo o que pode influenciá-la.

Esse diagnóstico é extremamente importante para a tomada de decisões, pois é a partir dele que o gestor consegue entender o cenário em que a empresa se encontra e definir seus objetivos e estratégias de maneira acertada. Continue a leitura e entenda mais!

Iniciando o diagnóstico estratégico

O diagnóstico estratégico é indicado a todos os tipos de empresa, independentemente do porte e do segmento no qual desenvolve suas atividades. Afinal, o planejamento é a peça chave para o sucesso de qualquer negócio, por menor que ele seja.

A ferramenta mais utilizada para a realização do diagnóstico estratégico é a Análise SWOT, na qual o gestor deve listar todas as forças, fraquezas, ameaça e oportunidades que conseguir identificar na empresa e em seus stakeholders.

O ideal é que essa análise completa seja feita no momento em que a marca está sendo idealizada, ou seja, durante a montagem do plano de negócios. Por isso, se você ou o dono do local em que trabalha pulou essa etapa quando abriu a empresa, retome a ela o quanto antes.

Também é muito importante que a Análise SWOT seja refeita periodicamente, com o objetivo de identificar possíveis falhas e se tornar mais competitivo diante da concorrência. O cenário interno e, principalmente, o externo estão em mudanças constantes, e não se atentar a isso é um risco muito alto.

Analisando o ambiente externo

A análise do ambiente externo vai ajudar o gestor a entender como as coisas que acontecem no mundo podem influenciar seus negócios. Na análise SWOT, são analisadas as ameaças e oportunidades que compõem esse ambiente.

Neste momento deve-se levantar todas as informações possíveis sobre tudo que acontece nos cenários: sociocultural, legal, político, econômico, natural e tecnológico.

Para exemplificar alguns dos itens que fazem parte do macroambiente podemos dizer que estão o estilo de vida da população, as leis de regulamentação de uma atividade ou setor, a escassez de água, a possibilidade de chuva ou desastres naturais, a taxa de juros, impostos, nível de desemprego, avanços tecnológicos, políticas governamentais etc.

Ou seja, todas as ameaças e oportunidades que sua empresa encontra, mas que não podem ser modificadas por ela, fazem parte do macroambiente.

Analisando o ambiente interno

É no ambiente interno que encontramos todas as forças e fraquezas da organização.

Aqui podemos citar exemplos como a desmotivação, a falta de treinamento e a alta rotatividade dos colaboradores, a falta de investimento em marketing, problemas no produto ou serviço comercializado, pós venda ineficaz, relacionamento entre a equipe, etc.

Tudo o que pode ser alterado e melhorado pelos próprios gestores e colaboradores da empresa, fazem parte do microambiente.

Fechando o diagnóstico

De nada adianta coletar todas essas informações valiosas se não for utilizá-las de maneira adequada. Para o diagnóstico estratégico ser efetivo, ele precisa ser seguido de um conjunto de planos de ações.

Porém, o gestor deve saber identificar quais são os pontos mais relevantes de sua análise e focar seu planejamento neles, já que nem tudo pode ser viável no momento.

Foque em reforçar os pontos fortes que mais contribuam para a neutralização dos pontos fracos e utilizar em seu planejamento estratégico as oportunidades que oferecem mais chances de sucesso. Inclua no planejamento alternativas que preparem a empresa para as possíveis ameaças e destaque-se dos concorrentes.

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Liderança situacional: veja 5 benefícios para seus colaboradores

A liderança situacional é aquela em que o líder consegue se adequar ao momento, conduzindo de forma efetiva todos os colaboradores. Seu objetivo é fazer com que eles reajam positivamente, dando o melhor de si e alcançando os resultados esperados.

Trata-se de uma teoria, desenvolvida por Paul Hersey e Kenneth Blanchard. Esses estudiosos identificaram que o líder de alta performance aproveita as diversas formas de liderar, adaptando-se de acordo com o perfil de cada um dos profissionais. Para tal, ele avalia as condições técnicas e a inteligência emocional, aliando esses dois fatores ao contexto.

A seguir, saiba mais sobre a liderança situacional e veja os benefícios dela para seus colaboradores.

Qual é a importância da liderança situacional?

As organizações têm exigido dos líderes que eles saibam trabalhar com poucos recursos e em um curto espaço de tempo. Se eles são eficazes, maior será o número de equipes otimizadas — impactando positivamente no resultado.

O líder situacional é aquele que atua com jogo de cintura. De acordo com as demandas e o ambiente, ele consegue se adaptar rapidamente para contornar e eliminar os problemas. Dessa forma, ele pode adotar um pouco de cada uma das características de diversos tipos de líderes. Em um momento de crise, por exemplo, é fundamental ter essa flexibilidade.

Percebe como esse estilo de liderança tem a ver com o atual ritmo de trabalho? O mercado precisa de líderes situacionais que disponham de competências e habilidades para saber guiar e delegar funções de acordo com o perfil de cada profissional que faz parte da equipe.

Como aplicar a liderança situacional na empresa?

No modelo de liderança situacional, existem 4 possibilidades de posicionamento do líder (delegação, apoio, treino e direção). Elas são pautadas por duas vertentes principais (direcionamento e apoio).

Cada equipe tem suas próprias características, logo precisam de níveis diferentes de direcionamento (execução das tarefas) e apoio (motivação e estratégia). Tudo depende do contexto em que estão.

Para descobrir qual é o contexto, você consegue determiná-lo com base no comportamento da equipe (competência e compromisso). Isso significa que, se o nível de competência dos profissionais for alto, eles têm uma menor necessidade de receber direcionamento técnico. Como estão compromissados, reduz-se então a exigência de apoio motivacional.

Quais são os benefícios para os colaboradores?

Nós detalhamos os principais a seguir.

1. Flexibiliza o dia a dia

O líder situacional ouve sua equipe, identifica os focos de conflito, entende o que há por trás das queixas e estuda a viabilidade das alternativas que foram propostas pelo profissional que conhece bem a rotina da empresa.

2. Torna as expectativas bem comunicadas

Qualquer profissional se vê perdido diante de expectativas que não são explicitadas por seus gestores. O líder situacional consegue traduzir sua visão para todos da equipe, deixando claro o objetivo de cada ação tomada. Isso proporciona a tranquilidade necessária para superar obstáculos e enfrentar os momentos de crise.

3. Fortalece o clima organizacional

Uma vez que a equipe está diante de um líder flexível, ela jamais precisará lidar com arrogância ou autoritarismo na busca pelas soluções necessárias. Isso fortalece o clima organizacional, em que os laços são construídos. As equipes ficam mais coesas e em sintonia com os objetivos da empresa.

4. Deixa a equipe mais resiliente

É muito difícil manter o foco quando se é bombardeado de chamados, gritos, pressão e correria. Como a liderança situacional foca nos objetivos do negócio, ela cria o ambiente perfeito para que todos consigam trabalhar juntos até que as condições passem a ser favoráveis.

5. Delega tarefas porque confia na equipe

A liderança que trabalha focando na centralização dos processos acaba por prejudicar o aprendizado e o surgimento de novos líderes. Ao delegar tarefas, o líder situacional investe em autonomia e permite que os profissionais da equipe que estão empenhados consigam se destacar. Assim, todos passam a ser mais confiantes e conscientes das próprias qualidades e competências.

Notou como a liderança situacional é positiva no ambiente de trabalho?

Se você quiser saber mais sobre o assunto, aproveite e confira mais um de nossos posts: 6 dicas imperdíveis de livros sobre liderança que você vai gostar. Enriqueça o seu conhecimento e coloque isso em prática no seu trabalho!

Desenvolvimento organizacional: por onde você deve começar?

A gestão de pessoal de uma empresa exige do gestor de RH uma bagagem de conhecimentos e experiências voltadas, acima de tudo, para o comportamento humano. É fundamental que os profissionais estejam preparados para interagir com os negócios da empresa e com o mundo do qual ela faz parte.

Nesse sentido, o desenvolvimento organizacional surge como uma solução para preparar os profissionais, inclusive os líderes empresariais, para as transformações contínuas que afetam a sociedade humana.

Veja como o conceito de desenvolvimento organizacional pode ser aplicado pelo RH na busca pela construção de uma empresa mais flexível e ajustável!

O desenvolvimento organizacional e sua importância para o ambiente corporativo

O termo “desenvolvimento organizacional” teve origem nos anos 1960, quando alguns companheiros (entre os quais, Richard Beckhard e Edgar Schein) publicaram uma obra abordando assuntos como organização, mudanças, cultura e sucesso dentro da empresa.

Já na década de 70, o conceito era conhecido no Brasil entre as corporações de grande porte.

À medida que as transformações foram acontecendo com mais frequência, o conceito passou a ser mais bem assimilado e tornou-se um ponto-chave na gestão de diversas empresas.

Trata-se de um processo contínuo cujo objetivo é tornar a cultura de uma empresa o mais ajustável possível ao contexto de transformação social, tecnológica e econômica — uma transformação que também é contínua e permanente.

Por meio do desenvolvimento organizacional, uma empresa pode se tornar proativa e muito flexível, adaptando-se da forma mais natural às diferentes mudanças e tornando-se apta para antecipar-se ao que está por vir, preparando-se para o futuro.

A necessidade de bons profissionais atuando na corporação

Uma das variáveis do desenvolvimento organizacional é a própria pessoa (as outras variáveis são o meio, que é a empresa, a organização e o grupo). Um bom profissional dessa área deve estimular os companheiros, questionando e sugerindo inovações, alertando para as próximas mudanças e para a necessidade de ajustar-se a elas.

É fundamental, portanto, que o gestor de RH trabalhe a cultura empresarial e insista na necessidade de adaptação, incentivando mesmo os outros participantes do grupo a se anteciparem às mudanças que estão a caminho no âmbito empresarial.

O gestor deverá, inclusive, levar pessoas de fora para dentro da empresa, pessoas que tenham capacidade para prever as mudanças e saibam como lidar com elas e administrá-las. São profissionais especializados que podem oferecer treinamentos e trabalhar o desenvolvimento organizacional junto com o gestor de RH.

A nova visão proposta pelo desenvolvimento organizacional

Existe uma tendência nas corporações com mais sucesso e que aplicam o desenvolvimento organizacional. Essa tendência se revela na forma de gestão mais aberta, que acompanha as mudanças e sabe aproveitá-las a seu favor.

A gestão não se faz mais sobre os recursos humanos, mas com eles. Ou seja, as pessoas em uma empresa devem administrar juntas, independentemente do cargo que ocupam. O líder é um orientador, mas não deve ser visto como alguém de mais poder ou mais capacidade — a sua função é canalizar corretamente o potencial dos outros para que os objetivos da empresa sejam efetivamente alcançados.

As pessoas dentro de uma empresa representam diferencial competitivo e é necessário comprometer-se com o capital intelectual, aproveitando-o como elemento estratégico para o negócio.

Esse capital é fundamental dentro do processo, pois boa parte dos sucessos que as empresas conquistam é resultante de uma relação mais estreita entre os líderes e os colaboradores.

O desenvolvimento organizacional surgiu como uma resposta às contínuas transformações e constitui um complexo esforço educacional que se propõe a modificar comportamentos, valores e a própria estrutura da corporação, permitindo assim que ela se amolde com mais facilidade aos novos mercados, às novas tecnologias, aos novos desafios e às novas conjunturas.

Já aplica o conceito de desenvolvimento organizacional na empresa em que atua? Entre em contato com a Asas DH e veja como ela pode te ajudar!

Alerta! 5 atitudes que desmotivam seus funcionários

A gestão de pessoas representa um fator estratégico, pois é ela que ajuda no alinhamento entre os colaboradores e a empresa. No entanto, é preciso ter bastante cuidado e planejamento para que essa integração aconteça e beneficie ambas as partes, pois existem algumas atitudes que desmotivam funcionários.

Quando isso acontece é bom acender o sinal de alerta, porque essas ações podem levar à queda de produtividade e até mesmo ao aumento na taxa de turnover da organização. Pensando nisso, neste post selecionamos algumas atitudes que devem ser evitadas e como fazer isso. Confira!

1. Não ter uma comunicação clara

A comunicação restrita e a falta de clareza no repasse de informações são bastante prejudiciais às empresas. Além de gerarem conflitos de interesses, essas falhas podem culminar em problemas na execução dos afazeres, prejudicando tanto o trabalho dos colaboradores quanto a produtividade do negócio.

Por isso, é fundamental adotar um modelo de comunicação horizontal em que os gestores e os demais funcionários tenham voz. Para garantir a eficácia, escolha um canal democrático que todos tenham acesso, além de uma linguagem fácil. Isso motivará os colaboradores a buscar sempre o seu melhor, já que eles serão valorizados.

2. Deixar de investir em treinamentos

Se tem uma atitude das empresas que desmotiva qualquer colaborador é a falta de investimento nos funcionários. Principalmente para as novas gerações, esse fator é determinante para o desenvolvimento do trabalho, sendo que a falta dele mostra que a organização não está preocupada com a carreira dos seus colaboradores.

Além disso desestimular o trabalhador, faz com que o grau de comprometimento seja baixo, já que ele terá que aprender a executar o trabalho praticamente sozinho. Por esse motivo, procure sempre ofertar treinamentos, bolsas de estudos ou incentivos para que o colaborador se capacite.

3. Não fornecer bons equipamentos para o trabalho

Que profissional consegue se desenvolver e executar bem a sua função sem uma estrutura de trabalho adequada? Negligenciar esse fator pode levar à perda de competitividade da empresa no mercado, inclusive desmotivando os colaboradores.

Lembre-se que oferecer equipamentos modernos que ajudem a otimizar o trabalho é essencial para engajar o trabalhador. Além disso, inclua o treinamento adequado para que ele manuseie essas ferramentas.

4. Negligenciar o feedback

O feedback é uma das principais ferramentas de avaliação para o colaborador. É de conhecimento geral que um trabalhador precisa sempre aprender e melhorar, sendo o feedback um instrumento essencial para ajudá-lo nesse momento.

O fato é que muitas organizações negligenciam esse instrumento, gerando desconforto ao funcionário, que não sabe o que seu trabalho significa para a companhia. Logo, é importante oferecer essa avaliação de maneira clara e construtiva, pois isso contribuirá para o crescimento de ambas as partes.

5. Não reconhecer o valor da equipe

Muitos gestores ficam apenas focados em metas e se esquecem de parabenizar os colaboradores pelas conquistas alcançadas. Não se esqueça que os funcionários são humanos e não apenas um instrumento de trabalho!

Existem várias maneiras de recompensar o time, entre elas estão os benefícios, os bônus salariais e também prêmios, como viagens e pequenas vantagens, como folga em dias de semana, possibilidade de fazer home office, entre outras. Ou seja, independentemente do porte da corporação, não deixe essa ação de lado!

Existem várias atitudes que influenciam na falta de motivação da equipe. Isso quer dizer que a empresa precisa estar atenta aos seus colaboradores e às práticas que eles valorizam para poder mantê-los na organização e aumentar a produtividade.

Agora que você já conhece as atitudes que desmotivam funcionários, que tal curtir a nossa página no Facebook e continuar conferindo novidades sobre desenvolvimento corporativo?

A importância do recrutamento para os resultados da equipe e da empresa

O processo seletivo é responsável por agregar à equipe grandes potenciais, imprimindo-lhe perfil semelhante ao da empresa, além de aumentar a qualidade e produtividade do seu capital humano. A importância do recrutamento é tal que, se ele for falho, pode comprometer toda a carreira de um colaborador dentro da empresa, anulando o que ele poderia agregar com sua bagagem.

Além disso, quando bem-sucedido, o recrutamento traz consequências positivas a curto, médio e longo prazo, como, por exemplo, resultados de mercado otimizados e melhor ambiente interno.

Entenda, a seguir, como esse é um ponto estratégico para a empresa!

A importância do recrutamento na seleção de talentos

Ao planejar o processo seletivo, há a possibilidade de estruturá-lo de forma a ser:

• externo (para quem não trabalha na organização);
• interno (apenas para os trabalhadores da organização) ou;
• misto (candidatos internos e externos).

A participação de colaboradores internos é uma boa opção, pois lhes possibilita ter um plano de carreira na empresa, criando expectativas e desejo de progredir, motivando e os engajando em seu ambiente de trabalho.

Outros benefícios que a realocação de cargos traz são a descoberta de talentos e realização profissional do colaborador na nova atuação. Em contrapartida, novos candidatos podem agregar ideias e metodologias nunca aplicadas.

Independentemente da metodologia escolhida, é importante que o profissional de RH tenha em mente que deve alinhar as expectativas da organização e da proposta do cargo em questão com as características que o participante apresentar, abrindo caminho para o sucesso da contratação.

O reflexo na adaptação ao ambiente de trabalho

Além disso, o processo não se encerra na contratação do candidato: uma etapa delicada é, também, a integração do novo membro ao ambiente de trabalho.

Um indivíduo, com suas características e valores pessoais, quando inserido em uma nova cultura organizacional, pode se adaptar muito bem ou encontrar dificuldades. O papel do RH é cultivar o acolhimento e trabalho em equipe.

Os resultados de um recrutamento mal organizado

Uma má contratação pode trazer muitos prejuízos à empresa, como:

• alto índice de absenteísmo;
• baixa produtividade;
• alta rotatividade etc.

Tudo isso acaba gerando mais gastos e retrabalho futuro, incluindo a condução de novo processo de recrutamento.

As contratações por indicação requerem cuidado: em muitas delas, a pessoa escolhida é analisada por quem a está indicando apenas pelo seu bom relacionamento pessoal, dando menos importância à compatibilidade com a realidade organizacional.

Mesmo havendo urgência de contratação, deve-se observar a importância de o recrutamento ser planejado com cuidado, pois ele afeta diretamente os resultados da organização.

Investir nesse setor é, portanto, chave para o bom desempenho corporativo.

As qualidades do bom profissional de RH

Conduzir um processo de recrutamento é uma tarefa sensível e que tem desdobramentos importantes para o futuro da empresa, e o profissional responsável por isso precisa de habilidades diferenciadas.

Um bom recrutador precisa ter:

• boa comunicação, para estabelecer um diálogo claro e conduzir a seleção de forma eficaz;
• extremo controle emocional, necessário para lidar com situações-limite;
• espírito de liderança, para o inspirar e criar confiança entre os funcionários.

No campo estratégico, o profissional de RH tem de saber analisar os planos da empresa para, a partir daí, definir o andamento dos processos de seleção. Também é preciso que seja atento aos menores detalhes do cotidiano corporativo, identificando problemas assim que eles surgem — o que facilita em muito sua solução.

Ficou clara, então, a importância do recrutamento para o desempenho empresarial, no âmbito pessoal e corporativo. Quer mais informações sobre RH? Conheça nossas soluções projetadas sob medida para seu departamento de recursos humanos!

Conheça os primeiros passos para desenvolver a autoliderança

Autoliderança é a capacidade de gerenciar as próprias ações e ter motivação para alcançar objetivos. Ela é fundamental para se desenvolver pessoal e profissionalmente, bem como para se tornar um bom líder, afinal, como influenciar os outros sem primeiro liderar a si mesmo?

Aprender isso exige empenho e foco, por isso, neste post, trouxemos os primeiros passos para desenvolver autoliderança. Confira!

Conheça a si mesmo

Esse é o primeiro passo para chegar à autoliderança, pois permite identificar suas limitações em vários aspectos da vida. Faça uma autoavaliação para entender o que o bloqueia. O coaching pode ajudá-lo nisso.

Após descobrir quais são seus pontos fracos, procure superá-los por meio de metas. Lembre-se de que isso exige dedicação!

Saiba aonde quer chegar

Não há como chegar a um lugar sem saber, ao certo, aonde quer ir. A indecisão é inimiga da autoliderança, por isso, trace objetivos, veja o que deseja conquistar, estabeleça quais passos são necessários para isso e perceba quanto tempo levará para atingi-los.

Analise onde você está

Após saber aonde quer ir, analise seu ponto de partida e quais condições ele lhe oferece. Quais recursos você tem para buscar seus desejos? Quem poderá ajudá-lo? Veja também suas conquistas, o caminho que percorreu até elas e seja realista em relação às suas condições.

Faça um planejamento estratégico

Você já sabe o que quer e o que tem em mãos para começar a correr atrás de suas metas. Que tal fazer um planejamento do percurso? Foque uma coisa de cada vez — não é possível conseguir tudo ao mesmo tempo.

Veja um exemplo: você descobriu que precisa vencer a procrastinação. Anote o que mais te distrai, leia sobre como enfrentar isso e trace algumas etapas para superar essa limitação. Estabeleça também uma margem de tempo para trabalhar nesse problema, que não precisa ser curta ou longa demais. 

Tenha responsabilidade e disciplina ao desenvolver autoliderança

Essas são duas capacidades fundamentais para aprender a se liderar. A primeira diz respeito a assumir seus compromissos e ter autoconfiança para cumpri-los bem. A segunda significa empenhar-se para cumprir suas metas com excelência e comprometimento.

A responsabilidade e a disciplina são necessárias em todos os campos de nossa vida. Além disso, ajudam a passar um exemplo positivo no trabalho. 

Saiba lidar com as críticas

Por mais que você se esforce e busque ser o melhor no que faz, sempre surgirão críticas, sejam elas construtivas ou não. Desenvolver a autoliderança também envolve aprender a lidar com elas.

Quando receber uma crítica, analise se ela tem fundamento. Para isso, é importante que você tenha autocrítica. Peça a opinião de pessoas próximas e sinceras e busque aprender com isso. Caso a crítica seja infundamentada ou uma tentativa de colocá-lo para baixo, ignore-a. Lembre-se de que todas as pessoas erram, e de que podemos tirar lições de todas as coisas.

Seguindo esses passos, desenvolver a autoliderança será uma tarefa fácil, e logo você colherá bons frutos, como, por exemplo, lidar bem com colegas de trabalho e ter facilidade para tomar boas decisões, mesmo em tempos de crise.

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Sucessão no time: como preparar os novos líderes e a equipe?

As sucessões no mundo corporativo têm sido um grande desafio para as empresas. Os cenários são diversos, como um diretor de um setor que se desligou deixando um departamento desestruturado e sem transição efetiva, ou até mesmo um colaborador que não sabe seu próximo passo na empresa por não possuir um plano de carreira definido internamente.

O processo de sucessão é um momento delicado e muito importante para toda empresa. Pensando nisso, você sabe como preparar a sucessão no time da melhor maneira possível? Confira este post que preparamos para você!

Por que o planejamento de sucessão é importante?

Primeiramente, é importante ressaltar que um planejamento de sucessão protege sua organização de diversas maneiras, garantindo uma transição organizada e tranquila de um líder para o próximo.

Além de auxiliar a companhia como um todo, esse planejamento pode beneficiar a sua própria carreira, ajudando você a subir mais um degrau na empresa ou em um novo desafio que aparecer em seu trabalho e você precisa da ajuda de seu antecessor.

Não há melhor recomendação do que preparar a organização para os processos de transição, lembrando-os sempre de seus impactos, seja para a empresa ou para a própria pessoa.

A sucessão auxilia em diversos âmbitos, trazendo um maior alinhamento dentro da equipe, uma clareza de comunicação entre seus membros, diminuição na curva de aprendizagem e uma produtividade crescente e rápida.

Mas como preparar os novos líderes e as equipes para uma sucessão efetiva?

O processo de sucessão possui diferentes momentos importantes, todos eles se conectam para formar uma linha trajetória que renovará o futuro da sua empresa. Tudo reside em um bom planejamento e o engajamento de todos no processo. Desta maneira, quatro etapas formam a base deste momento fundamental para você e sua empresa:

1. A sucessão começa bem antes

É importante estar ciente de que um trabalho de sucessão se inicia bem antes da troca de comando. Este é um trabalho que deve ser guiado pela diretoria, prezando acima de tudo a perpetuação da cultura organizacional da empresa.

É necessário que a comunicação com os colaboradores seja fluida e clara, dando tranquilidade e empoderamento para eles fazerem perguntas, questionar e, claro, confiar na próxima liderança da empresa. Olhe internamente, identifique potenciais sucessores e prepare sua organização para a mudança.

2. A formação de uma estratégia

Garanta uma equipe para auxiliar nesse processo. Esse time deve ser composto de líderes-chave, bem como pessoas que refletem os principais departamentos ou funções dentro da organização. Algumas pessoas só precisam estar envolvidas brevemente com a equipe de sucessão.

Depois, passamos para a construção do planejamento e como vai ser a estratégia de sucessão utilizada. Um plano estratégico, mesmo simples, fornece um contexto para “qual será a próxima etapa?”. Ele nos dá uma visão além do horizonte, possibilitando uma perspectiva para a mudança e o que isso significa para a organização. Em suma, o plano fornece uma estrutura para o processo e isso é fundamental.

3. A equidade e seriedade trabalhando juntas

Ao criar uma linha de tempo de transição, deve-se incluir marcos importantes para a seleção de um sucessor, nomeação e entrada de um sucessor, mostrando as mudanças organizacionais ou tarefas que precisam ser realizadas.

Ter uma comunicação clara com todos os colaboradores, ressaltando cada etapa do processo e como ele será guiado e transmitido para o restante da empresa, gera confiança e um sentimento de que os processos são transparentes.

4. A relação entre sucessor e antecessor

Depois de deixar claro como a organização deve se comunicar com a empresa e as equipes, devemos voltar os olhos para aqueles que realmente vão participar do processo de sucessão. Apesar do grande foco que damos para gerenciamento de dados e conhecimento, há algo bem mais importante que isso: experiência.

É imprescindível um trabalho de convivência entre ambos, garantindo que o sucessor saiba da rotina do líder, seus contatos-chave, como são suas reuniões, entre outros. Neste momento, é imprescindível empoderar o sucessor para as primeiras tarefas, passando feedbacks sempre que possível.

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Como demitir um funcionário de forma correta e ética?

Demitir um funcionário é uma das funções mais complicadas da carreira profissional de um gestor, visto que envolve uma forte dose de emoção e reação de quem está sendo demitido.

Além disso, se esse processo não for devidamente planejado, você pode prejudicar sua própria imagem e também a imagem da empresa. Portanto, continue a leitura e saiba fazer isso de forma segura e ética!

Antes da demissão

Tenha certeza de sua decisão

Após falar com o colaborador, não há mais retorno. Analise se a sentença está embasada em fatos concretos, se você não deve dar mais uma chance a pessoa ou se existem outros caminhos/possibilidades.

Seu funcionário não pode ser pego de surpresa

Semanas ou meses antes, converse com ele sobre seu fraco desempenho e necessidade de melhoria nas funções desempenhadas.

Se sua empresa possui processos claros de avaliação individual e em equipe, seu funcionário saberá de antemão que está trabalhando abaixo do esperado e a demissão não será uma surpresa para ele.

Prepare todos os documentos

Assegure-se de que não fiquem brechas que possam motivar processos trabalhistas no futuro. Esta é uma atividade que deve ser administrada pelo RH. Para a reunião de desligamento, tenha os documentos e o histórico do funcionário a fim de dar mais segurança à decisão, como atas administrativas e avaliações de resultados.

Não vaze a informação

Devem saber do desligamento somente as pessoas envolvidas com esse processo. Para isso, garanta que sua empresa tenha procedimentos que mantenham a restrição deste tipo de informação e caso alguém vaze a notícia, penalize.

Durante a demissão

Encontre pessoalmente

Não demita por carta, telegrama ou e-mail e não transfira essa obrigação ao RH ou qualquer outra pessoa. A responsabilidade da demissão deve vir de você (chefe direto do funcionário).

Faça no início da semana

Assim, sua equipe terá tempo para absorver a notícia e se adaptar com a ausência do colega de equipe. Isso também é bom para ele, que poderá correr atrás de seus direitos trabalhistas em vez de ficar se questionando/remoendo durante o fim de semana.

Escolha um ambiente correto e seja educado

O encontro deve ser realizado em um ambiente reservado, com o intuito de evitar o constrangimento público do demitido. Portanto, feche as cortinas da sua sala e impeça qualquer tipo de exposição desse ato.

Chame uma pessoa do RH para participar da reunião, que além de servir como testemunha, poderá responder eventuais questionamentos do demitido.

Preze pela educação e respeito. Isto facilita a conversa e mantém um clima pacífico. Não crie uma inimizade, afinal o mundo dá voltas e pode ser que ele seja contratado pelo setor de compras de seu cliente, por exemplo.

Explique tudo de forma breve

Seja franco com a pessoa, explique com clareza o motivo da demissão, porém prive-se de estender as explicações e de discutir com o demitido. A decisão já foi tomada, seja direto para evitar irritações. 

Isso é raro de acontecer, mas, caso a pessoa reconheça que mereceu ser demitida, ela pode te pedir alguns conselhos para melhorar seu desempenho em empregos futuros. Aproveite essa oportunidade para ajudá-la com suas experiências.

Depois da demissão

Registre a reunião

Geralmente existe um processo de Recursos Humanos para realizar isto, mas, de qualquer forma, o que foi discutido na reunião deve ser catalogado no histórico da empresa

Comunique a equipe

Evite que os rumores se espalhem, comunique imediatamente sua equipe e exponha de forma breve e objetiva o motivo da demissão. Assegure-se de que não fique um sentimento de injustiça. Aproveite essa oportunidade para deixar bem claro que quem não zela pelo seu emprego e pelo bem-estar dos demais colegas não pode continuar fazendo parte da companhia.

Reflita sobre o ocorrido

O erro é seu e da empresa, que não souberam selecionar um profissional adequado para a função, ou não realizaram um bom treinamento? Reflita sobre o ocorrido e avalie o que pode ser mudado no processo de recrutamento para diminuir o número de demissões.

Esperamos que as dicas expostas ao longo deste artigo possam ter te ajudado a entender como demitir um funcionário de maneira justa e ética! Aproveite para assinar a nossa newsletter e receba mais conteúdos relevantes como este!