4 dicas para evitar retrabalho na sua empresa
Um dos maiores inimigos da produtividade é, sem dúvida alguma, o retrabalho. Esta palavra horrível foi criada para designar a refação de demandas profissionais que acabam por necessitar de tantos ajustes que fica mais fácil refazer todo o processo.
Apesar de ser algo comum, é possível alinhar os processos e apontar melhorias no ambiente corporativo que ajudam a reduzir os índices de retrabalho durante o expediente. Para alcançar este objetivo é preciso levar em consideração algumas dicas importantes para evitar o retrabalho.
Confira agora 4 dicas fundamentais para aumentar a produtividade e reduzir os índices de retrabalho na sua empresa!
1. Automatize os processos manuais
Algumas soluções tecnológicas foram criadas com o objetivo de reduzir o trabalho manual — e os possíveis erros que ele pode acarretar — em alguns processos realizados durante o trabalho. Esta modernização otimiza o tempo e a precisão e, por isso, é importante que os gestores considerem a automatização como uma solução pertinente no combate ao retrabalho.
Não se trata de retirar os afazeres de um colaborador, mas colocá-lo para exercer outras demandas que exijam mais de seus conhecimentos do que de suas habilidades manuais.
2. Siga firme com o cronograma e os prazos
Em alguns casos, o retrabalho pode ser criado pelo descumprimento do cronograma. Um trabalho feito às pressas pode gerar resultados ruins e que acabam perdendo sua importância perante os deslizes. Para evitar que as coisas sejam feitas na correria, o gestor deve orientar sua equipe a cumprir o cronograma de trabalho, e isso significa ficar em cima para o cumprimento das metas e prazos.
Lembre-se que a cobrança não deve ser abusiva ou enérgica demais, pois isso pode desconcentrar o funcionário e gerar ainda mais retrabalho. O gestor deve manter a equipe trabalhando conforme o relógio, porém, sem fazer uma cobrança indevida ou estipular prazos surreais.
3. Planeje muito bem o trabalho
Além de ser uma das demandas básicas de todo colaborador com cargo gerencial ou executivo, o planejamento do trabalho faz parte da rotina de todos os funcionários. Ao montar um esquema de trabalho para o setor, os líderes devem pensar de forma estratégica, levando em consideração os talentos e dificuldades de cada membro da equipe.
Ter este mapeamento de habilidades faz com que seja possível distribuir as demandas de modo a obter melhores resultados e reduzir o índice de erros. Os chefes que simplesmente distribuem as tarefas sem muito critério podem criar um enorme problema de produtividade e redução das motivações, por isso é importante pensar que o planejamento e distribuição estratégica das demandas são uma ótima saída para evitar o retrabalho.
4. Capacite os seus funcionários
Aos poucos está caindo em desuso a prática de contratar o “colaborador perfeito para a função”, aquele candidato que possui todas as demandas exigidas pela vaga e que não precisa de nenhum update em seus conhecimentos para performar bem. O motivo pelo qual as empresas não contratam este tipo de pessoa é um só: ele não existe.
Funcionários precisam de treinamento e reciclagens de conhecimentos com constância, seja para acompanhar a evolução da empresa e do mercado ou para aprimorar conceitos bem estruturados. O gestor, preocupado com os índices de retrabalho em seu setor, deve cogitar ações de capacitação e treinamento dos colaboradores como uma forma de resolver o problema. Nem sempre a melhor solução é trocar as peças. Em alguns casos, basta algum tempo de treinamento para colher resultados mais expressivos!
Essas são algumas dicas importantes para evitar o retrabalho na sua empresa. Gostou? Se quiser ficar por dentro de mais novidades relacionadas à liderança e organização no trabalho, siga nossas páginas no Facebook, Twitter e Instagram! Nelas você encontra diversos conteúdos criados especialmente para auxiliar os gestores em seu cotidiano!
